Friday, 22 September 2017
A+ R A-

Mesyuarat Agung Tahunan

TATACARA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

PERSATUAN/KELAB PELAJAR

UNIT AKTIVITI, JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI

 

  1.   Mesyuarat Agung Tahunan perlu diadakan pada setiap sesi/ tahun dan Jabatan Hal Ehwal Pelajar & Alumni (HEPA) akan menyelaras tarikh 
      untuk mengadakan mesyuarat agung kepada semua persatuan/kelab.

      2.   Persatuan/Kelab perlu mengemukakan permohonan kepada Unit Aktiviti dalam Tempoh  yang ditetapkan untuk mengadakan mesyuarat      
            agung tahunan tersebut berdasarkan kaedah yang ditetapkan.

      3.   Agenda mesyuarat agung tahunan hendaklah pada dasarnya mengandungi;

          3.1       Ucapan Pengerusi/Presiden

          3.2       Pengesahan Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas

          3.3       Perbentangan & Pengesahan Laporan Aktiviti Tahunan Persatuan

          3.4       Pembentangan & Pengesahan Laporan Kewangan Persatuan

          3.5       Pemilihan Ahli Jawatankuasa Pengurusan/ EXCO seperti dinyatakan dibawah Seksyen 6.0 Perlembagaan Persatuan/ Kelab Pelajar

          3.6       Pindaan Perlembagaan(jika ada)

      4.  Setiausaha Agung persatuan/kelab hendaklah mengedarkan notis kepada setiap ahli persatuan/kelab tidak kurang daripada sepuluh (10)        
           hari mengenai mesyuarat agung tersebut.

      5.  Mesyuarat agung hendaklah dihadiri oleh sekurang-kurang 2/3 (dua pertiga) daripada ahli persatuan/kelab sebagai syarat memenuhi korum.

      6.  Mesyuarat agung hendaklah dihadiri oleh Penasihat atau Pegawai Penyelaras Unit Aktiviti sebagai syarat menjalankan mesyuarat agung. Sila    
           keluarkan surat jemputan rasmi kepada penasihat masing-masing. 

      7.  Keputusan mesyuarat agung hendaklah dibuat secara undi terbanyak dengan tidak kurang daripada 2/3 jumlah ahli hadir dan mengundi    
           serta merupakan ahli berdaftar. 

      8.  Pegawai/ Kakitangan JHEPA atau Pegawai Universiti yang dilantik dibenarkan menghadiri mesyuarat tersebut bagi tujuan                  
           pemantauan pengawasan ataupun menangguhkan/ membatalkan mesyuarat agung tersebut jika didapati mesyuarat agung berkenaan tidak              cukup korum,melanggar peraturan yang berkuatkuasa di universiti, mempunyai unsur-unsur ugutan, rasuah,kekerasan dan pergaduhan semasa            mesyuarat dilangsungkan. 

      9.  Laporan Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dihantar dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat diadakan kepada Hal Ehwal    
           Pelajar & Alumni berdasarkan kaedah yang ditetapkan.

     10. Permohonan mengadakan Mesyuarat Agung haruslah dibuat dengan mengisi Borang Permohonan AGM 88/5-  

     11. Laporan Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah mengandungi;

          11.1     Minit Mesyuarat Agung Tahunan

          11.2     Senarai Kehadiran Ahli Ke Mesyuarat Agung Tahunan

          11.3     Senarai Ahli Terkini (Mengandungi nama, no. matrik, program, alamat semasa terkini dan no. telefon bimbit yang boleh            
                     dihubungi)Borang 2

         11.4      Senarai dan Maklumat Ahli Jawatankuasa Pengurusan/ EXCO (Mengandungi nama, no. matrik, jawatan, program, alamat semasa
                     terkini, dan no. telefon bimbit yang boleh dihubungi)
 
         11.5      Cadangan Aktiviti Yang Akan Diadakan

         11.6      Borang Cadangan Penasihat (jika berkaitan) - Borang 5

         11.7      Borang Maklumat Jurulatih (jika berkaitan) - Borang 6

         11.8      Perlembagaan Persatuan/ Kelab(SOFTCOPY)

           Borang-borang boleh dimuat turun di laman sesawang http://www.hepa.unimap.edu.my

     12. Persatuan/ kelab yang gagal mengadakan mesyuarat agung dalam tempoh yang ditetapkan, melantik EXCO baru dan tidak mematuhi arahan  
          yang dinyatakan di atas boleh menyebabkan pendaftaran persatuan/kelab dibatalkan atau digantung. Lantikan terus ahli EXCO boleh dibuat
          oleh Hal Ehwal Pelajar & Alumni.